Guide
Inventera vem som har tillgång till vad
Varför det här spelar roll
Fråga ett litet företag vem som kan logga in i bokföringen, och svaret kommer oftast snabbt och fel. Konsulten som hjälpte till för två år sedan finns kvar. Den delade inloggningen till sociala medier känner fyra personer till, varav en slutade i våras.
Det här är inte slarv utan en följd av att ingen någonsin fick uppgiften. En inventering tar en eftermiddag och ger nästan alltid fler träffar än man trodde.
Vad behöver du göra
- Lista systemen först. Du kan inte inventera konton i system du glömt bort.
- Gå igenom vem som har tillgång, inklusive leverantörer och tidigare anställda.
- Ta bort det som inte behövs, och sänk det som är för högt satt.
- Bestäm en rutin för hur konton avslutas när någon slutar.
Så inventerar du behörigheterna
-
Lista systemen
Skriv ned varje tjänst företaget använder. E-post, bokföring, fakturering, lagring, webbplats, bank, kassa, sociala konton. Ta med det som en enda person använder, eftersom det är där glömda konton brukar finnas.
-
Lägg till det som köpts utanför listan
Gå igenom kontoutdrag och kvitton på abonnemang ett år bakåt. Nästan alla hittar minst en tjänst ingen kom ihåg. En tjänst du inte känner till kan du inte heller stänga när den läcker.
-
Skriv upp vem som har tillgång
Öppna varje tjänst och skriv ned vilka konton som finns. Ta med leverantörer, konsulter och den där praktikanten från i somras. Notera också vilka som har administratörsrättigheter, eftersom de kan ge sig själva mer.
-
Leta efter det som inte hör hemma
Markera konton för personer som slutat, delade inloggningar som flera använder, konton utan ägare, och personer med högre behörighet än arbetsuppgiften kräver. Det är de fyra kategorier som brukar ge flest träffar.
-
Stäng och sänk
Ta bort de konton som inte ska finnas och sänk behörigheten där den är för hög. Gör det i den ordningen, med start i administratörskontona, eftersom de gör mest skada om de missbrukas.
-
Ersätt de delade inloggningarna
Ett konto som flera delar går inte att spåra och går inte att stänga för en person i taget. Ge var och en ett eget konto där tjänsten tillåter det. Resonemanget om leverantörernas åtkomst finns i kapitlet om leveranskedjans säkerhet.
-
Skriv avslutsrutinen
Skriv en kort lista över vad som ska stängas när någon slutar, och vem som gör det. Utan den rutinen börjar inventeringen förfalla samma vecka du gjort den.
-
Sätt en påminnelse
Lägg in en påminnelse om att göra om inventeringen om ett år. Den tar en bråkdel av tiden andra gången, eftersom listan över system redan finns.
Kontrollera
Guiden har uppdaterats sedan du var här. Kryssen har nollställts så att du kan gå igenom de nya stegen.
0 av 6 klara
Kryssen sparas i den här webbläsaren, inte i ett konto. De följer inte med till din telefon.
Nästa steg
- Ta en säkerhetskopia du vet fungerar Tar 60 min
- Aktivera tvåfaktor på ditt viktigaste konto Tar 15 min